REPUBLISHED FROM ASSOCIATION OF CORPORATE COUNSEL

作者:Fred Paulmann

优秀的法律运营经理正以强大的方式使用数据来帮助团队实现节约(通常为15-20%), 增加成本的可预测性, 并展示Legal如何在持续改进方面与其他业务保持一致. 您的团队可以实现这些好处, 太, if you lay out a sound approach according to the five key steps below. 现在是专注于这件事的最佳时机. Whether it be matters trending over budget halfway through the year, 或者想起去年关闭的有问题的效率实践的律师事务所——你有很大的机会在重要的领域显示出真正的改善.

步骤是什么?

1)理解上下文. 你比任何人都了解你的部门和它的法律运作需要. 所以第一个关键步骤是确定, 在上下文中, what type of success here will make the greatest impact. 目标是节省? 成本可预测性? Improved processes to relieve 管理istrative burdens? Better use of technology and data to increase productivity? 更好地记分律师事务所的业绩，更有效地分配未来的工作?

在理想的情况下, 您所选择的目标和福利将不仅仅是针对备受瞩目的法律部目标, but also broader company-wide initiatives as well. 在此基础上，考虑最佳受众和练习群体. Who “gets it” and would be a willing partner for a pilot project? 或者在某些律师事务所或事务上有重大问题，并能从中获益的人? These are important real-world considerations that drive momentum.

2)选择正确的数据. Nothing tells a story as powerfully as your own invoice data. 而整个投资组合的人员配置和折扣可能是有趣的, 更常见的情况是，最大的成功来自于具体事物和具体律师事务所的比较. 问问你的同事，谁最了解这些问题:哪些可以进行“苹果对苹果”的比较? 特点包括:整体物型, 复杂性, 律师事务所分配, 效率, 成本结构, 和结果.

除了历史数据, 您将希望查看当前年度的预算预测，以了解类似阶段和工作组件的定价是否类似. (This should be pretty straight forward if you have uniform, component-based budget templates to enable these comparisons. 如果你不这样做，那么实施这些措施将是另一个快速的胜利.)

3)分析巧妙地. 这里的目标是根据价值，从客户的角度确定正确的成本结构. 而不是按小时收费或折扣, 本身, 而是, 哪些律师事务所能以最优的“全包”成本结构提供高质量的工作, 考虑到人员, 效率, 成本, 等? What should we expect to pay by phase or by key component, recognizing that more specialized work should cost more, 反之亦然? 深入回答以下问题:

a) How accurately do our law firms code entries within invoices? 旺彩软件下载该如何调整呢?

b)一般来说，旺彩软件下载每个阶段的成本是多少? 每一个可交付密钥的成本是多少? Examples include: cost per summary judgment motion (in Litigation), 每个证人面谈的成本(合规方面)和每个许可协议的成本(交易方面).

c)旺彩软件下载在每个阶段和每个关键交付物的成本方面的差异有多大? 是什么驱使那些? How do we account for unforeseen, material changes going forward?

d)发票的闲置程度? 也就是旺彩软件下载想要削减的低效率，因为它们不会增加价值? 例如:低效率的人员配置, 支付行政工作费用, 并且违反了计费准则.

e)律师事务所的闲置因素是什么? Which law firms are producing quality work at a lower all-in cost? (Slack factor by firm is an extremely powerful metric.)

4)有说服力地提出发现. 在你的报告中，你试图讲述一个有说服力的故事来解决一个特定的问题. It is important to pick the right level of detail. 太多的信息会失去听众, 如果太少，可能会被认为是“巧合”或无关紧要，因为“这是一个独特的问题”.” You are looking for the patterns that will compel action. 因此，利用意想不到的力量(“看看这家公司如何以更高的利率生产15%的工作，因为它更有效率,)和实际的(“如果旺彩软件下载使用这些数据来定价旺彩软件下载的即决判决和驳回工作的动议。, we can reduce fees by 17% while increasing cost predictability.”).

5)有效跟进和拓展. Share your findings and team successes with your various stakeholders. This includes the practice groups who own the matters in the pilot, 法律部门的领导, 以及财务和/或采购等相关组织，他们也可能与法律部门合作并从中受益. 还有一个数据片, 通常是盲的或聚集的, 与相关的律师事务所分享信息，帮助他们了解自己所处的位置，以及如何改进. This is often a powerful incentive to improve going forward.

遵循这五个步骤，不仅可以使法律部门与您的其他业务保持一致，持续追求效率和成本节约, 但也证明了仔细评估数据的力量，并利用它作为在所有级别上持续改进的引擎.

作者:利亚姆·布朗(Liam Brown.)和Fred Paulmann (CMG)

随着年关的临近, 旺彩软件下载会意识到有些惊喜是多么美好，而有些惊喜是多么不受欢迎.  For many of us who are working to close the books on 2015, some of the most difficult surprises come from law firms who, 没有足够的通知或解释, have gone significantly over budget on their matters.  这使得内部对话变得困难, 而且经常会带来外部顾问的承诺，让他们在未来有所改善.  Sometimes that works, but often the pattern repeats again next year.  和股权, 当然, 是否高法务部的公信力, performance reviews and bonuses are often on the line.  如果这些听起来很熟悉的话, 以下是在2016年避免律师事务所预算陷阱的5条有益经验.

1)改进预算流程. 仅仅询问这些公司明年的支出预期是不够的.  越来越多的, 各公司都在专注于提高效率, 以数据为依据的方法确定法律事务的范围，并从客户的角度出发，根据工作的价值(而不仅仅是律师事务所建议的工作时间)制定预算。.  正确地这样做会导致更高的成本可预见性，因为它是基于实际的历史经验, 而不是一些律师事务所的猜测.”

2) Verify 效率 to ensure the price is right for the matter. 是的，利率很重要.  但归根结底，数据分析越来越显示，外部法律顾问的效率因素是推动成本的主要决定因素.  这一效率因素来自于:内在的律师效率(有经验的外部律师只是按照正确的质量水平工作), faster); strategic work planning (avoiding unnecessary work); staffing (having fewer people involved where it makes sense to); seniority (assigning the right work to the right people, especially work to lower levels as warranted); and automation (using technology and processes more effectively to streamline work).  以数据为依据的预算方法将预先强调这些事情, 并确定储蓄的机会.

3)掌握数据，跟踪预算绩效. 客户越来越多地分析他们的数据，并开发早期预警系统，以更好地从预算的角度确定为什么事情会偏离轨道，以免为时已晚.  (Often it’s because the initial budget was not a reliable, 足够详细的预算.)这些早期预警系统可以帮助更早地发现问题，更重要的是，可以帮助把支出恢复到正常轨道上，使其符合或接近最初的参数.  客户也在评估律所的年度业绩，以了解哪些律所习惯性地超出预算, 为什么, whether they are actually improving – or just talking a good game. 

4)执行你的计费原则. 当你真正执行你的指导方针时, 你传达了一个信息:你如何密切地管理你的事务和支出.  当你不这样做的时候，你也在传递一个信息.  在旺彩软件下载的经验, 你最好少一些指导方针, 而是真正地执行它们, 而不是有更多的纸面上的但没有实践的指导方针.  律师事务所注意这些事情.

5)整合项目经理. 越来越多的法律部门和律师事务所正在将法律项目经理纳入事项管理过程，以促进充分规划, 监控, communication and issue resolution between matter teams.  在法律事务上，坚持实践和执行“刚好足够”的实际项目管理，可以大大提高预算和结果的准确性.

6) Scorecard law firm performance and give your firms feedback. 有句古老的格言是正确的——你只能管理你所测量的东西.  越来越多地, 客户正在设计有用的产品, 平衡的律师事务所记分卡:跟踪业绩(定量和定性), 在年底分享反馈, agree on what they would like to see improved in the coming year.

要避免预算陷阱，首先要以一致的方式应用上面的一个或几个方法, 与你信任的律师合作, refining them together to fit your style and needs.  If your organization is struggling with budget management, we hope that your teams decide to explore a few of these methods.  If you need assistance or guidance, please feel free to contact us.

与此同时, 旺彩软件下载希望你有许多美好的惊喜等着你这个假期, 2016年,.

***

联系利亚姆·布朗的电话是利亚姆.brown@elevateservices.com

Fred Paulmann can be reached at fpaulmann@petsupplyhsv.com

几周前，我参加了一个名为LegalTech的全行业大型会议. You’re probably familiar with the scene — lots of people, 展览摊位, glossy handouts promising to solve all problems. 让我震惊的是，这一切都是一样的. 虽然有些摊位比其他的更时髦，但一段时间后，摊位和宣传品就模糊起来了. 但真正的冗余——真正的 土拨鼠日 movie moment– was in recognizing that every year the pattern repeats. 群众聚集, 谈论着解决多年来每个人都在努力解决的根深蒂固问题的“新解决方案”. 但很少有人会停下来问，过去那些本应解决这一问题的“解决方案”发生了什么? Or, even more to the point, 为什么 should we believe you this time? 这让我开始思考, 当然, 旺彩软件下载很多人在职业上面临的真正问题其实与技术无关, 但更多的是关于变革管理. 这让我开始思考 about Snoop Dogg and Ice Cube.

随着一月的临近，旺彩软件下载的行业还有时间制定最后一个新年计划. This one comes from a recent survey of in-house counsel, 星期前进行, 由公司法律顾问协会和法律顾问管理集团共同发起. 它要求, 在其他方面, 你对你的外部顾问在他们处理的事务上帮助你实现2015年预算和财务目标的能力有多大信心?”